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秘書検定1級・17年ぶりの合格

Posted by 荒牧 on 2013年1月5日 in 秘書検定 |

昨年11月に筆記、12月に面接試験を受けていた、秘書検定の1級に無事合格していました。前回の合格は平成7年秋の試験でしたので、実に17年ぶりの合格です。
1度合格しているとはいえブランクは長く、しかも面接試験は水ものなので、合格するまでは周囲に受験することを言っていませんでした。無事合格できてホッとしております。
今後1級の面接を受験される方の参考のために、私の体験談と対策をまとめておきます。

<事前準備>
面接試験の対策については、前日と当日に大慌てでやったので、万全とは言えない状態でした。ただし、1級の面接試験は市販の対策本も少なく、独学で対策をされる人が準備できることは限られているのも実情です。
「1級面接合格マニュアル(DVD)」は、すこし期待はずれでした。初回受験の人にとっては、面接の全体の流れを知りたいのに、肝心のロールプレイングのシーンがありません。また、入退室の流れも実際の面接とは大きく違いました。
結局、役に立ったのは、「秘書検定新クリアテスト1級・準1級」でした。この本には、ロールプレイングの主なパターンが解答例とともにいくつか載っており、これらを事前にしっかり身に付けていれば、本番でも似たようなパターンが出ると思います。

<試験当日>
会場は、夏に受けた準1級と同じコロナホテルでした。前回は早く着きすぎて緊張感の中で長時間待つのが大変でしたので、今回は直前に行きました。それでも集合時間から呼び出しまで30分ぐらいは待ちました。待合にいる受験生を見ると、17年前よりもかなり若い世代が多いように感じました。現役の学生らしき人も数人いました。40代の男性受験生の私はかなり目立っていたでしょう。

待っている間は、持参の「秘書検定新クリアテスト」を広げて、ロールプレイングの再確認をしました。ところで、何度か呼び出しに現れる係の女性の所作を見ると、前傾姿勢は5度ではなく10度以上、お辞儀は背中をまっすぐというよりもそり気味でお尻を付きだす感じでした。その時は、正直「大げさだな」と思っただけでしたが、面接後に「ここまでしなければ1級レベルではない」ということを知ります。したがって、受験生の皆さんは良く見ておきましょう。

<面接開始>
2名ずつ面接番号を呼ばれ、課題を提示されます。5分間で報告課題とロールプレイングを覚えなければいけません。私の報告課題は「体に良い炭酸について」、応対は「上司に急用ができて、予約客に会えなくなった」というパターンでした。応対課題は「秘書検定新クリアテスト」に似たようなパターンがありましたので、助かりました。

<入室>
入室時には、係の方がドアを開けてくれます。入り口で「失礼いたします」と会釈をしようとしたのですが、間髪を入れずに「立ち止まらずに中に入ってください」「ここに荷物を置いてください」と言われてしまったため、少しうろたえてしまいました
気を取り直して審査員の前に立ち、挨拶をします。

<報告>
いったん椅子に腰かけた後、面接番号を呼ばれます。私は最初でしたので、できるだけ元気よく返事をした後、男性(おそらく協会の役員)審査員の前で報告をします。
まず「○○についてご報告いたしたいのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか。」と聞きます。冒頭の「○○について」という部分は準1級では不要ですが、1級では付けた方が良いと思います。また、報告の後「以上でございます。」に続けて「何かご不明な点はございませんでしたでしょうか。」というのも、準1級では不要ですが、1級では付けるべきでしょう。
報告の合間に、上司役の審査員が「なるほど」とか「そうかね」といった相槌を打つので、初めての方はペースが乱れるかもしれません。これも1級ならではの特徴です。
前傾姿勢を保ち、上司役の目を見て、途中で止まることもなく報告できましたので、まずまずの出来だったと思います。

次に2人目の受験生が呼ばれ、別の内容の報告をします。その間に頭の中で次のロールプレイングのシミュレーションをしたのですが、報告の声が大きいため、あまり集中してはできませんでした。

<応対>
次は最大の難関の応対です。とりあえず、セオリー通りに来客のお名前(来客役は名札を付けていますので、名前を忘れる心配はありません。)を聞いたうえで、「○○様、お約束をいただいておりながら大変申し訳ありません。実は…」と続けます。そうすると、来客は「では、この書類をお渡し願いませんでしょうか。」と書類を渡す仕草をしてきました。それを両手で受け取る仕草をして、「そのほかに山田(上司の名前)にご伝言がありましたら承りますが。」と言ったところで終了です。
実は、「秘書検定新クリアテスト」の解答例では、書類を預かるというシーンはなかったので、少しびっくりしましたが、落ち着いて対応できたと思います。

ホッとして椅子に座り、2人目の受験生のロールプレイングを見ます。どうやら、予約のない来客に対する応対のようです。これも典型的なパターンですので、受験生の人はそつなくこなし、応接室へ案内する仕草をするところで終了しました。必ず一つは仕草を入れるように課題を作っているのかもしれません。

<審査員からのコメント>
2人とも課題を終了した後、再度呼ばれて審査員のコメントを聞きます。17年前は男性の試験委員から一言二言あるだけだったのですが、今回はかなり長かったです。まず「秘書検定1級面接試験の審査について」という紙を渡され、審査のポイントや基準について、説明があります。キーワードは「普通を超える」という点です。
その後、受験生それぞれについて講評がありますが、これはかなり細かい内容でした。
私の場合、「報告時に「え-」が何回か入った」「お辞儀はもっと深く」「お辞儀はもっとゆっくりと」「頭が下がり気味だ」と言われ、その場でお辞儀のやり直しをさせられました。
もう1人の受験生も、「手の組み方が違っている」といった細かいことを指摘されていました。
ただ、講評の最初に「細かい点をいくつか指摘すると、」と前置きをされましたので、この前置きがある場合は、一応合格レベルには達しているのかもしれません。

最後に、「アドバイスシート」をもらって退室です。実は1級にもアドバイスシートがあるということをここで初めて知りました。内容は、一番上の「動作、形、動作の調子~直すようにしてください。」の箇所に〇が付いていました。もう1人の受験生にも同じところに〇が付いていたようです。

<合格のポイントについて>
正直言って、想像よりも厳しい試験でした。半年前に準1級に合格していたこともあり、お辞儀を指摘されるとは思ってもいませんでした。
直後に感じたのは、審査基準の「普通を超える」の「普通」は、「準1級合格レベル」を意味しているらしいということです。
前述の呼び出し係の所作の、「前傾姿勢は5度ではなく10度以上、お辞儀は背中をまっすぐというよりもそり気味でお尻を付きだす感じで」というのも、大げさではなく、普通(準1級レベル)を超えた結果だと思います。私がお辞儀を厳しく指摘されたのも、準1級レベルのお辞儀で留まっていたからでしょう。

したがって、1級の合格を目指す場合には、すべての面で準1級を上回るようにすべきです。具体的には、以下の点は特に注意した方が良いと思います。
1)前傾姿勢はより深く(10度以上)。
2)お辞儀はより深く、ゆっくりと
3)お辞儀の際は、背中をそらす(お尻を付きだす)ぐらいの気持ちで。
4)手の組み方にも注意を払う。
5)報告の冒頭では、「○○について」という部分を入れる。
6)報告の最後には、「何かご不明な点はございませんでしたでしょうか。」と付ける。
7)応対で行う仕草(書類の受け取り、応接室への案内)は大げさに。
8)声は大きくはっきりと。審査員の目を見て話すこと。

以上、今後の受験生の参考になれば幸いです。

 

2 Comments

  • まなか ゆかり より:

    今度の6月に面接試験を受けます。実に3度目の面接試験です。。。
    DVDを購入して観ているものの全く身に付いている感じがしません。
    今回の受験対策準備も家庭の事情もありほとんど時間が取れていません。
    前回注意されたのは前傾姿勢が浅い・組んだ手の指先が丸くなってしまって
    いる・お時儀が浅い…など色々ご指摘を受けました。
    毎回、ダメ出しオンパレードで凹みます。まるで自分を全否定されている
    気さえもしてしまいます。。。
    せめて良かった点なども褒めてくれると良いのだけどなぁ…と思いながら
    泣きそうになっている自分。
    参考になりました。ありがとうございます。

    • 荒牧 より:

      こんにちは。面接に2回も落ちるとさすがに落ち込みますよね。でも「前傾姿勢が浅い・組んだ手の指先が丸くなってしまっている・お時儀が浅い」といった細かいことを指摘されても合格している人はたくさんいますので、凹みっきりではなく「自分は合格まであと1歩だ」と思ってチャレンジしてください。
      それにしても1級の面接対策DVDは情報量が少なすぎますよね。

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